Kalau kamu sering mengirim barang dalam jumlah besar, baik ke luar kota, antar pulau, atau bahkan ke luar negeri, pasti pernah dengar istilah shipping instruction.

Sayangnya, banyak yang masih menganggap dokumen ini cuma formalitas. Padahal, sangat menentukan apakah barangmu sampai dengan aman atau malah bermasalah di perjalanan.

Nah, biar nggak salah langkah lagi dalam pengiriman barang, yuk kenali apa itu shipping instruction dan apa saja yang wajib ada di dalamnya biar pengirimanmu berjalan lancar.

Apa Itu Shipping Instruction?

Shipping instruction (SI) adalah dokumen berisi petunjuk dari pengirim ke pihak pengangkut atau freight forwarder.

Isinya menjelaskan detail barang yang akan dikirim, ke mana tujuannya, siapa penerimanya, dan bagaimana cara barang itu harus ditangani.

Singkatnya, shipping instruction itu mirip panduan lengkap buat pihak logistik supaya nggak salah kirim atau salah dalam menangani barangmu.

Baca Juga: Apa Itu Cross Docking? Ini Kelebihan dan Kekurangannya

Apa Fungsi Shipping Instruction?

Meskipun kelihatannya cuma dokumen tambahan, shipping instruction sebenarnya punya peran penting dalam proses pengiriman.

Berikut beberapa fungsinya:

• Sebagai dasar pembuatan dokumen pengiriman, seperti Bill of Lading atau Delivery Order.
• Memberi informasi lengkap untuk pihak logistik.
• Mencegah kesalahan selama proses pengiriman.
• Menjaga kelancaran alur pengiriman.

Selain itu, shipping instruction juga membantu menyamakan pemahaman antara pihak pengirim, penerima, dan penyedia jasa logistik.

Dengan adanya instruksi yang jelas dan terperinci, setiap pihak dapat menjalankan tugasnya dengan lebih akurat sesuai prosedur yang telah ditetapkan.

Baca Juga: Benarkah FTL Bikin Pengiriman Lebih Cepat? Begini Faktanya!

Apa Saja Hal Wajib Ada di Shipping Instruction?

Supaya pengiriman kamu bebas masalah dan aman sampai tujuan, pastikan lima hal penting ini selalu ada di dokumen shipping instruction.

1. Data Pengirim dan Penerima yang Lengkap

Nah, ini bagian paling dasar, tapi justru sering diabaikan. Pastikan nama, alamat, dan nomor kontak pengirim serta penerima ditulis lengkap dan benar.

Kalau bisa, tambahkan juga nama PIC (person in charge) di masing-masing pihak. Jadi, kalau ada kendala di perjalanan, misalnya kapal delay atau barang tertahan di pelabuhan maka pihak logistik bisa langsung menghubungi orang yang bertanggung jawab.

2. Detail Barang yang Dikirim

Tuliskan dengan jelas nama barang, jumlah, berat, volume, dan jenis kemasannya.

Informasi ini penting supaya pihak logistik tahu cara penanganannya, cara menata muatan, sampai memperkirakan biaya pengiriman.

Contohnya, pengiriman mesin tentu berbeda perlakuannya dengan bahan makanan atau kosmetik cair. Kalau informasinya nggak lengkap, risiko salah menangani barangpun bisa meningkat.

Baca Juga: Kapan Bisnismu Harus Memilih Breakbulk Cargo? Ini Faktor Penentunya

3. Pelabuhan atau Titik Muat dan Tujuan

Untuk pengiriman antar pulau, bagian ini wajib banget dicek dua kali, ya.

Tuliskan pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan dengan jelas. Misalnya: Pelabuhan Tanjung Priok (Jakarta) ke Pelabuhan Soekarno-Hatta (Makassar).

Salah tulis nama pelabuhan bisa mengakibatkan barang kamu dikirim ke tempat lain atau tertahan berhari-hari.

Instruksi Penanganan Khusus

Nggak semua barang bisa diperlakukan sama. Beberapa barang punya kondisi khusus, misalnya:

• Mudah pecah
• Berbahaya
• Harus disimpan tegak
• Sensitif terhadap suhu

Kalau ada instruksi seperti itu, wajib banget dicantumkan di shipping instruction. Misalnya: “Fragile, jangan ditumpuk” atau “Simpan di suhu di bawah 10°C”.

Dengan instruksi yang jelas, tim logistik bisa menangani barangmu dengan benar selama perjalanan.

5. Dokumen Pendukung dan Permintaan Tambahan

Terakhir, lengkapi shipping instruction kamu dengan dokumen pendukung seperti:

• Surat jalan
• Packing list
• Invoice
• Izin khusus (kalau barangnya butuh izin tertentu)

Kalau perlu, tambahkan juga catatan tambahan, misalnya:

• Door to door delivery
• Konsolidasi dengan muatan lain
• Pengiriman via kapal Roro

Semakin lengkap informasi dan dokumennya, semakin kecil kemungkinan terjadi salah kirim atau miskomunikasi di lapangan.

Baca Juga: ETA vs ETD, Apa Bedanya dan Kenapa Penting dalam Logistik?

Bagaimana Membuat Shipping Instruction yang Efektif?

Supaya pembuatan SI lebih rapi dan nggak ada yang terlewat, coba ikuti beberapa tips ini:

• Gunakan template standar: Dengan format standar, kamu nggak akan lupa isi informasi penting.
• Cek ulang semua data sebelum dikirim: Pastikan semua informasi, terutama alamat dan pelabuhan tujuan, sudah benar dan disetujui oleh penerima.
• Simpan arsip SI secara digital: Dengan penyimpanan digital, kamu bisa melacak histori pengiriman kapan pun dibutuhkan.

Dengan SI yang lengkap dan akurat, kamu bisa menghindari salah kirim, barang rusak, atau keterlambatan yang bikin rugi waktu dan biaya.

Kalau kamu ingin pengiriman yang lebih aman dan efisien, coba pakai layanan digital freight forwarding dari forwarder.ai.

Dengan layanan forwarder.ai, pengiriman yang sebelumnya ribet dan kompleks, kini jadi lebih praktis dan gampang banget.

Mau kirim lewat jalur laut, udara, sampai darat, semua bisa diurus dalam satu platform yang simple dan modern.

Kalau mau tahu gimana mudahnya melakukan pengiriman dan apa saja keunggulan forwarder.ai, yuk baca artikel ini: Jasa Freight Forwarding yang Bikin Pengiriman Tanpa Ribet